Inteligentna obsługa maila w Twoim systemie. Gotowa do wdrożenia.
Responia Engine analizuje każdy mail i załącznik — kategoryzuje, wyciąga dane i daty, grupuje w zlecenia gotowe do Twojego systemu. Do tego podpowiada, które wiadomości są priorytetowe i wymagają odpowiedzi — żeby żadne ważne działanie nie umknęło użytkownikom.
Twój system wie wszystko.
Oprócz tego, co napisał klient.
Użytkownicy ustalają w mailu, zarządzają zleceniami w systemie — i sami są jedynym mostem między nimi. Każdego dnia, przy każdym zleceniu.
Każda zmiana — przez człowieka
Numer zlecenia, cena, termin, korekta — wszystko z maila przepisywane ręcznie do systemu. Dzień w dzień, zlecenie po zleceniu.
Historia klienta jest w skrzynce
Klient dzwoni z pytaniem. Użytkownik szuka wątku. Odpowiedź jest w mailu — ale system o niej nie wie.
Aktualna wersja? Zapytaj użytkownika
Trzy wątki, kilka załączników, dwa PDFy. System nie widzi skrzynki — więc nikt na pewno nie wie, który plik jest ostatni.
Kluczowe ustalenia padają w mailu.
Twój system powinien o nich wiedzieć — i wiedzieć, co z nimi zrobić.
Co Responia Engine robi w Twoim systemie
Dwie warstwy działające równolegle — jedna przetwarza dane z maili i załączników, druga pilnuje co wymaga uwagi użytkowników.
Maile i załączniki
Czyta każdą wiadomość i plik — wyciąga dane, kategoryzuje i przygotowuje do dalszego przetwarzania.
Zlecenia z maili
Na podstawie przychodzącego maila silnik tworzy lub aktualizuje zlecenie w Twoim systemie i łączy wątki w jeden rekord.
Daty i terminy
Ważne daty wykryte w treści maila automatycznie trafiają do kalendarza lub pól zlecenia.
Konfigurowalny pod branżę
Mapowanie pól, reguły ekstrakcji i typy zleceń — wszystko dopasowane do Twojego schematu, nie na odwrót.
Które maile wymagają obsługi
Konfigurowalne reguły decydują, które wiadomości są prezentowane użytkownikowi — widzi tylko te, które realnie wymagają jego działania, bez szumu całej skrzynki.
Priorytety
Silnik oznacza wątki jako priorytetowe według Twoich reguł — użytkownicy widzą od razu, od czego zacząć.
Follow-up
Wątki bez odpowiedzi są automatycznie oznaczane do przypomnienia — żadna ważna rozmowa nie zostaje bez odzewu.
Twój system bez i z Responia Engine
Jedna integracja zmienia sposób, w jaki Twoi użytkownicy obsługują pocztę i zlecenia.
Bez Responia Engine
- Maile i zlecenia żyją w oddzielnych miejscach — każde ustalenie przepisywane ręcznie
- Użytkownicy przeglądają całą skrzynkę, żeby znaleźć to, co wymaga działania
- Żadnej logiki priorytetów i follow-upów — ważne wątki giną w szumie
- Budowanie obsługi maila od zera kosztuje miesiące i duży zespół
Z Responia Engine
- Maile automatycznie tworzą i aktualizują zlecenia — pełna historia przy każdym rekordzie
- Użytkownicy widzą tylko to, co realnie wymaga ich działania — bez szumu całej skrzynki
- Priorytety i follow-upy oznaczone automatycznie — nic ważnego nie umknie
- Gotowy silnik AI — integrujesz webhookiem, nie budujesz od zera
Dla kogo
Jeśli rozwijasz CRM, system branżowy lub narzędzie operacyjne, w którym brakuje solidnej obsługi maila, Responia Engine jest brakującą warstwą. Nie musisz budować jej od zera.
Od maila do zlecenia — w pięciu krokach
Responia Engine działa między skrzynką pocztową a Twoją platformą. Jedna integracja, dwukierunkowy przepływ danych: Responia Engine analizuje maila i wywołuje Twój webhook — Ty zwracasz ID zlecenia, Responia Engine trwale powiązuje wątek z rekordem.
- 1
Mail trafia na skrzynkę
Wiadomość dociera do silnika — dowolny nadawca, dowolny format.
- 2
AI wyciąga ustrukturyzowane dane
Numer zlecenia, daty, strony, załączniki — z surowej treści maila do czystych pól.
- 3
Webhook leci do Twojego systemu
Silnik woła Twój endpoint: utwórz lub zaktualizuj zlecenie, dołącz pliki, opcjonalnie dodaj wpis w kalendarzu.
- 4
Twój system zwraca ID zlecenia
Jedna odpowiedź od Ciebie — silnik trwale powiązuje wątek z tym zleceniem.
- 5
Kolejne maile — z tego wątku i powiązanych — trafiają do tego samego zlecenia
Responia Engine śledzi nie tylko odpowiedzi w tym samym wątku, ale też wykrywa inne wątki dotyczące tego samego zlecenia — np. osobną rozmowę z podwykonawcą. Wszystko trafia do jednego rekordu.
Dwa sposoby na inteligentną obsługę maila w Twoim systemie
Silnik może działać niewidocznie w Twojej platformie albo obok niej — zależnie od tego, czego potrzebują Twoi użytkownicy.
Silnik wewnątrz Twojej platformy
Wszystkie widoki związane z mailem żyją w Twoim systemie. Użytkownicy nie wychodzą z Twojej aplikacji — silnik działa cicho w tle.
Użytkownicy pozostają w Twojej aplikacji
Aplikacja Responia + Twój system
Twoi użytkownicy obsługują pocztę w interfejsie Responia — z pełnym dostępem do kontekstu zlecenia z Twojego systemu. Widzą historię komunikacji, dane zlecenia i załączniki w jednym miejscu, bez przełączania się między aplikacjami.
Użytkownicy pracują w interfejsie Responia
Trzy warianty współpracy
Trzy warianty — od samodzielnej integracji po pełne wsparcie wdrożeniowe z projektem interfejsu.
Silnik i konfiguracja
Dostarczamy skonfigurowany silnik — Twój zespół zajmuje się wdrożeniem i integracją.
Silnik + wsparcie deweloperskie
Nasi inżynierowie wdrażają integrację w Twoim środowisku razem z Twoim zespołem.
Pełny pakiet z UX/UI
End-to-end: integracja, konfiguracja i widoki związane z mailem zaprojektowane dla Twojego CRM-u.
Dwa warianty infrastruktury
Dobieramy infrastrukturę do wielkości i wymagań Twojego systemu.
Współdzielona infrastruktura
Logiczna separacja danych na współdzielonych zasobach. Dobra dla większości systemów i standardowych obciążeń.
Dedykowana instancja
Osobna instancja silnika z izolowanymi zasobami. Dla enterprise'owych wymagań dotyczących uptime'u i compliance.
Chcesz dodać obsługę maila do swojego systemu?
Opowiedz nam o swoim systemie — przeprowadzimy Cię przez integrację, dopasujemy model współpracy i odpowiemy na pytania techniczne.
Porozmawiajmy